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Simplify your Worklife: Mit 10 Methoden dauerhaft das Büro aufräumen

Unaufhaltsam anschwellende und unübersichtliche Ordner, Mappen, Körbe und Schubladen und das damit meist verbundene Schreibtisch-Chaos sind ein Dauerproblem an Arbeitsplätzen im Büro oder zu Hause. Aus dieser schlechten Büroorganisation resultieren lange Suchzeiten, veraltete Informationen und Platzmangel – dabei kann ein Tick mehr an Arbeitsorganisation das Schreibtisch-Chaos oft beseitigen helfen.

Mit Ihrer persönlichen Auswahl von einer oder mehreren der folgenden 10 simplify-Methoden bekommen Sie die Papierflut bald in den Griff. Nutzen Sie diese kurze Checkliste für Ihr persönliches Selbstmanagement.

1. Die 3er-Regel als To-Do-Liste

Jedes Mal, wenn Sie in einem stetig wachsenden Informationsordner etwas suchen, entfernen Sie 3 veraltete Informationen.

2. Aufräumen als Tauschhandel

Für jede neue Information, die in die Ablage hineinkommt, werfen Sie sofort eine ältere hinaus.

3. Ziele setzen: Die Zwischendurch- Strategie

Legen Sie am Vorabend jedes Tages eine oder zwei zu verschlankende Mappen, Ordner oder Ablagekörbe auf Ihren Schreibtisch. Am nächsten Tag schauen Sie diese “nebenbei” durch, zum Beispiel beim Pausenkaffee, bei Wartezeiten zwischen zwei Terminen oder wenn Sie Ihr persönliches Tagestief spüren. Einfacher lässt sich moderne Büroorganisation nicht umsetzen. Falls das nicht klappt, markieren Sie diese Mappen oder Körbe mit einem auffälligen Symbol, sodass Sie zur Arbeitsorganisation quasi gezwungen werden.

4. Zeitmanagement: Die Wartetaktik

Wenn nichts mehr ins volle Ablagebehältnis hineingeht, schreiten Sie zur Tat. Dann heißt es aber sofort: Aufräumen! Oder Sie legen einen konkreten Termin dafür fest – notfalls muss der nächste arbeitsfreie Samstag herhalten, um das Schreibtisch-Chaos in den Griff zu bekommen. Damit sich Ihr Engagement dann auch lohnt, sollten Sie sich klare Ziele setzen: “Ich werde aufräumen und dabei für 50 % Papierentlastung sorgen.” Oder: “Ich werde drei Ordner komplett leer machen, um die Büroorganisation zu verschlanken”

5. Die immer wieder aktuelle To-Do-Liste

Das ist simplify-Büroorganisation: Kennzeichnen Sie Mappen oder Ordner, die zu einem bestimmten Zeitpunkt ihren Nutzen verlieren, mit einem auffälligen “Verfallsdatum”. Zum Beispiel zeitraumbezogene Planungen und Kalkulationen: “Ins Altpapier am 31.12.2018” oder “Ins Archiv am 30.6.2018”. So bauen Sie ein effektives Zeitmanagement quasi schon von Anfang an mit ein. Zusätzlich können Sie eine Wegwerf-Erinnerung in Ihre Wiedervorlage legen oder in Ihren Terminkalender schreiben.

6. Ziele setzen: Entsorgen mit Genuss

Besorgen Sie sich für das Aufräumen wirklich große Klappboxen oder Kartons für Ihr Altpapier. Je größer, umso stärker ist der psychologische Effekt, der davon ausgeht und Ihrem Unterbewusstsein signalisiert: “Mach mich voll!” Erleben Sie die buchstäbliche Erleichterung, wenn beim Aufräumen ein kiloschwerer Katalog in den Korb fällt. Tipp für die optimale Büroorganisation: Zerknüllen oder zerreißen Sie Abfallpapier nicht, denn in flachem Zustand beansprucht es am wenigsten Platz. Vertrauliches wird im Aktenvernichter zerkleinert.

7. Arbeitsorganisation mit Sicherheitszone

Falls Altpapier in Ihrem Büro täglich entsorgt wird, empfehlen sich drei Papierkörbe für drei aufeinanderfolgende Tage. Stellen Sie abends nur den mit dem ältesten Inhalt zum Entleeren bereit, um das Schreibtisch-Chaos zu vermeiden. Dadurch haben Sie noch Zugriff auf die Dinge, die Sie gestern und vorgestern weggeworfen hatten. Erfahrungsgemäß sind das die beiden wichtigsten Tage für eventuelle Rückholaktionen (“In der gestrigen Zeitung war doch dieser tolle Bericht …”).

8. Checkliste Selbstmanagement: Neu anfangen

Lassen Sie sich durch Ihre eigenen Altlasten nicht entmutigen und planen Sie den Neuanfang wie bei einer To-Do-Liste. Beginnen Sie heute, Ihre neue Büroorganisation sofort umzusetzen und z. B. eingehende Post (wenn irgend möglich) sofort zu beantworten. Untersuchungen zeigen immer wieder: Die besten Ideen für eine Antwort haben viele Menschen beim unmittelbaren ersten Lesen eines Schreibens. Stellen Sie Ihr Zeitmanagement um auf die unumstößliche Priorität: Was neu ist, hat Vorrang. Platzieren Sie den Stapel mit der alten Post daher außerhalb Ihres Blickfelds, am besten hinter sich.

9. Neue Ziele setzen: Mut zur Unvollkommenheit

Der Hauptgrund für Post-Aufschieberitis: Sie wollen so ausführlich, fundiert und perfekt antworten, dass Ihnen dazu momentan die Zeit fehlt und Sie das Ganze vertagen. Aber Ihr Zeitmanagement und Ihre Büroorganisation werden eine solche umfassende Antwort niemals zulassen. Denn es kommt immer wieder etwas dazwischen, und aus der guten Absicht wird nichts – nun ist Ihre Antwort weder schnell noch perfekt! Stellen Sie um auf Tempo: Beeindrucken Sie Ihre Briefpartner durch die Schnelligkeit Ihrer Antwort, nicht durch deren Länge, Schönheit und vollendete Form.

10. Büroorganisation mit Platz-Geiz

Betrachten Sie Ihren Schreibtisch als Ihren intimen, persönlichen Bereich. Stellen Sie um auf Exklusivität: Auf Ihre Arbeitsplatte darf nur, was Ihr höchstes Ansehen genießt, alles andere muss beim Aufräumen weichen. Lesen Sie eingehende Post, auch interessante Werbung, aber lassen Sie (zur Beantwortung oder zur späteren Ablage) nur das wirklich Wesentliche auf Ihre höchst persönliche Arbeitsfläche. Ein Tipp gegen das Schreibtisch-Chaos: Werfen Sie Umschläge grundsätzlich weg, wenn der Absender auf dem Schreiben vermerkt ist. So lassen sich anfangs entmutigend dicke Eingangsstapel in der Regel um bis zu 90 % vermindern.