Die hohe Schule des Informationsmanagements
Einer der Hauptgründe für überfüllte Schreibtische und hohe Papierstapel: Dinge, die Sie nicht wegwerfen möchten, von denen Sie aber auch nicht wissen, wohin damit. Die komplizierte Lösung: Sie machen weiter wie bisher. Die einfache Lösung: Sie werfen alles weg. Die simplify-Lösung ist ein Ablagesystem: Sie legen für diese Schriftstücke ein Archiv an. Das klingt schlimmer, als es ist, denn wir raten Ihnen.
Gehen Sie in 3 Stufen vor
- Schritt: Nutzen Sie als Ablagesystem Ihre „normale” Hängeregistratur. In diesem „vertikalen Stapel” verwalten Sie alle Ihre Aufgabengebiete. Haben Sie z. B. einen interessanten Zeitungsartikel zum Thema Geldanlage gefunden, kommt er in die Hängemappe „Geld und Banken”. Wenn die Mappen durch derartige Archivierungen überquellen, gehen Sie über zum
- Schritt: Sie legen eine eigene Archiv-Hängeregistratur an.
- Schritt: Sie besorgen sich einen oder mehrere Hängeregistratur-Schränke. Zurzeit sind sie sehr günstig gebraucht zu haben, oft sogar geschenkt und komplett mit Mappen. Denn viele große Firmen stellen um auf die rein elektronische Erfassung von Belegen – und da werden die sperrigen Möbel überflüssig. Sehen Sie die Spezialzeitungen durch, die aus Gratisanzeigen bestehen (z. B. Kurz&Fündig, SperrMüll).
Die Hängemappe, oben offen, ist das beste System. Das Hineinlegen geht schnell. Das Ablagesystem innerhalb der Mappe lautet einfach: das Neueste vorn. Das Heraussuchen geht ebenfalls schnell, wenn Sie die Mappe auf den Schreibtisch legen oder sich auf den Schoß stellen. Bei konventionellen Ordnern dauert der Ablagevorgang (Lochen, Aufklappen, Umschlagen, Abheften) zu lange, was sich beim Archivieren von Tausenden Seiten schnell zu nicht verantwortbaren Zeiten addiert.
Alphabetisch oder nach Sachgruppen?
Das A und O jeder Archivierung von Informationen ist ein sinnvolles Ordnungsprinzip. Dabei kommen 2 Haupt-Ablagesysteme in Betracht:
- Stichwörter, alphabetisch geordnet, das klassische System von Bibliotheken und Zeitungsarchiven. Vorteil: Die Grundidee ist einfach, das Finden schnell. Nachteil: Wenn Sie sich nicht mehr an das Stichwort erinnern, sinkt die Chance, das Gesuchte wiederzufinden. Und es steigt die Gefahr, dass Sie Zusammengehörendes unter verschiedenen Stichwörtern ablegen (z. B. Zeitspar-Tipps unter „Zeit” und „Selbstmanagement”). Viele Artikel müssen außerdem unter mehreren Stichwörtern abgelegt werden.
- Ein hierarchisches Ordnungsschema, also eine Baumstruktur wie bei den Verzeichnissen von Festplatten in Computern. Arbeiten Sie dabei mit der Farbe und der Stellung der Reiter auf den Hängemappen.
Grundregeln für Ihr Archiv
- Namens-Witz
Achten Sie auf klare und verständliche Namen, die ruhig auch lustig sein dürfen. Entscheidend ist nicht, dass sie akademisch korrekt sind, sondern dass Sie das Richtige wiederfinden (also lieber „Eso und UFOs” als „Wissenschaftliche Grenzgebiete”). Vermeiden Sie zu allgemeine Begriffe („Diverses”, „Interessantes”). - Papier-Diät
Wenn eine Mappe dicker als 2 cm wird, sollte sie aufgeteilt oder gründlich ausgemistet werden. - Richtungs-Dreh
Legen Sie alle hochkantigen Schriftstücke so ein, dass der Lochrand nach unten zeigt (die Seiten sind also um 90 Grad gegen den Uhrzeigersinn gekippt). Das klingt kompliziert, geht Ihnen nach kurzer Eingewöhnung aber in Fleisch und Blut über. Das Durchsuchen wird kolossal vereinfacht, wenn alle Schriftstücke in der gleichen Richtung liegen. - Wegwerf-Fragen
Stellen Sie sich die 1-AKUV-Fragen, bevor Sie ein Schriftstück in Ihrem Archiv ablegen. Bewahren Sie es nur auf, wenn die Antwort wenigstens 1-mal „Ja” lautet:
1: Werde ich das innerhalb eines Jahres brauchen?
A: Kann ich an diese Information nicht anderweitig gelangen (bei einem Kollegen, in einem Nachschlagewerk, übers Internet)?
K: Gibt es niemanden, der eine Kopie davon hat?
U: Gibt es ein Unglück, wenn ich das nicht aufhebe?
V: Gibt es eine Vorschrift, das aufzuheben (z. B. bei steuerlich relevanten Belegen)? - Platz-Reichtum
Sparen Sie nicht an der Hardware. Halten Sie viele Hängemappen und reichlich Schrankraum für ihre Aufbewahrung bereit. Bewahren Sie jeweils in der hintersten Mappe leere Schildchen auf. Wenn Sie etwas Wichtiges in der Hand haben, für das es noch keine Hängemappe gibt, legen Sie sofort eine neue an. Lieber eine zu viel als ein falsch einsortiertes, auf Nimmerwiedersehen verschwundenes Blatt! - Zweifels-Fälle
Wenn Sie etwas nicht so Wichtiges in der Hand haben – werfen Sie es gleich weg. Bedenken Sie, dass 95% aller abgelegten Schriftstücke nie wieder benötigt werden. Wenn Sie etwas entsorgen, stehen die Chancen also nur 1 zu 20, dass Sie es irgendwann bereuen. - Nah-Bereich
Halten Sie Ihr Archiv in Ihrer Reichweite und benutzen Sie es regelmäßig. Dann steigt auch Ihre Motivation, neues Material dort abzulegen. - Verleih-Merker
Entwickeln Sie ein System, um ausgelagerte Teile Ihres Archivs sicher wiederzufinden. Wenn Sie eine komplette Mappe verleihen, legen Sie eine leere Mappe an diese Stelle und bewahren sie in dieser Mappe den Namen dessen auf, an den die Originalmappe verliehen wurde. - Nonstop-Entsorgung
Wenn Sie eine Hängemappe zur Hand nehmen, entfernen Sie bei dieser Gelegenheit immer alle Schriftstücke, die überholt oder nutzlos geworden sind. - Hand-Schrift
Schreiben Sie die Etiketten von Hand. Das geht am schnellsten, und es entstehen keine unbeschrifteten Mappen („Die werde ich ganz schön beschriften, wenn ich einmal Zeit dafür habe”) - Haus-Putz
Veranstalten Sie 1-mal im Jahr ein Großreinemachen. Sehen Sie alle Mappen auf veraltete und nicht mehr relevante Schriftstücke durch. Es ist völlig normal, dass dabei bis zu 50% Ihrer Schätze herausfliegen! - Extra-Fläche
Schreiben Sie Daten, die Sie immer wieder benötigen (z. B. Mitgliedsnummer, Adresse, Telefon), auf die Außenseite der betreffenden Hängemappe - Außen-Lager
Entwickeln Sie ein Ablagesystem, um umfangreiche Schriftstücke (Geschäftsberichte, dicke Manuskripte) außerhalb Ihres Archivs zu lagern, aber im Archiv einen Hinweis darauf zu haben. Am besten funktioniert die Post-It-Methode:
Stapeln Sie die dicken Schriftstücke auf einem Haufen oder stecken Sie sie fortlaufend in Stehsammler. Geben Sie jedem Schriftstück mit einem überstehenden Post-It-Etikett eine fortlaufende Nummer. In die Archivmappe stecken Sie ein DIN-A4-großes gelbes Blatt, auf dem diese Nummer steht. - Effizienz-Check
Wenn Sie ein gesuchtes Papier in weniger als 2 Minuten finden, ist Ihr Ablagesystem in Ordnung. Perfekter muss es nicht werden. - Total-Check
Wenn Sie ein Archiv besitzen und es länger als 1 Jahr nicht mehr benutzt haben – dann vereinfachen Sie Ihr Leben dadurch, dass Sie das gesamte Archiv vernichten. Es kostet Sie unproduktive Zeit, bringt keinen Effekt und nimmt Ihnen Energie.
Das größte Archiv – einen Klick entfernt
Im Internet findet sich – mit Geduld und etwas Glück – fast alles. Was Sie bei einer Suchmaschine vergeblich suchen, finden Sie mit Sicherheit in der Wirtschafts- und Pressedatenbank der Handelsblatt-Gruppe www.genios.de, allerdings nicht kostenlos. Aber die Gebühren (5,40 EUR im Monat, plus einen Betrag für 1 abgerufenen Volltext) amortisieren sich allein durch die gesparten Archivierungskosten. Genios bietet Ihnen den Zugriff auf die gesamten Archive praktisch aller großen Tageszeitungen, Magazine und Zeitschriften – und das auf Jahre zurück. Eine geniale Lösung, die Ihnen den Entschluss, ein Stück Papier wegzuwerfen, noch leichter machen wird.
simplify-Sofort-Tipp
Legen Sie sich noch heute ein Mini-Archiv an. Bestes Thema: Finanzen. Wann immer Sie in einer Zeitschrift einen Geld-Tipp finden (billige Telefonanbieter, Anlagetipps), schneiden Sie ihn aus und legen ihn in die Archiv-Mappe. Es lohnt sich!
