Auf dem Fußboden gestapelte Unterlagen. Eine überquellende Ablage. Ordner-Durcheinander in den Regalen. Der Schreibtisch übersäht mit Schmierzetteln: So sah früher ein unaufgeräumtes Büro aus. Heute mag das meiste davon verschwunden sein, doch das Chaos ist oft geblieben – es hat sich lediglich in den PC verlagert. Höchste Zeit, digital aufzuräumen! Hilfe dabei leisten Ihnen die Top-Tipps des Büro-Aufräumprofis Jürgen Kurz, simplify-mäßig aufbereitet:
Setzen Sie der E-Mail-Tyrannei Grenzen
E-Mails sind nicht nur ein geniales Kommunikationsmittel, sondern auch Zeitfresser, Konzentrationsstörer und Informationsgräber.
simplify-Tipp: Setzen Sie für sich die folgenden Maßnahmen um:
- Deaktivieren Sie die akustischen und optischen Signale, die den Eingang neuer Mails anzeigen. Noch effektiver: Stellen Sie Ihr E-Mail-Programm so ein, dass es Mails nur in größeren zeitlichen Abständen oder sogar nur auf Wunsch abholt.
- Blenden Sie standardmäßig alle für Sie unwichtigen Infos aus (beispielsweise die Header-Details oder die E-Mail-Größe).
- Bearbeiten Sie Ihre Mails blockweise jeweils maximal eine halbe Stunde, etwa vor der Mittagspause und am späten Nachmittag. Damit verhindern Sie vor allem die extrem konzentrationsstörenden schnellen Mailwechsel („Ping-Pong-Kommunikation“).
- Entscheiden Sie gleich beim ersten Öffnen einer Mail, was Sie damit tun möchten. Ihre 5 Optionen: a) löschen; b) weiterleiten (= delegieren) c) zur Kenntnis nehmen und sofort in einem „Erledigt“- oder „Ablage“-Ordner archivieren d) gleich bearbeiten (wenn’s maximal 5 Minuten dauert) und danach archivieren e) Termine oder größere Aufgaben in Ihre To-do-Liste aufnehmen und danach archivieren.
- Trennen Sie berufliche und private Mails. Damit Ihre Freunde nicht Ihre berufliche Mailadresse bevorzugen, sollten Sie Ihren privaten Posteingang mindestens einmal am Tag kontrollieren. Auch praktisch: eine kostenlose Extra-Mailadresse für Newsletter, Werbemails etc.
Holen Sie Ihre Kollegen mit ins Boot
Wenn Sie ab sofort Ihre Mails nur noch zweimal am Tag bearbeiten, Ihre Kollegen aber nach wie vor Eiliges per Mail kommunizieren, sind Pannen und Konflikte vorprogrammiert. Professionelles E-Mail-Management gelingt am besten im Team!
simplify-Tipp: Vereinbaren Sie im Kollegenkreis folgende E-Mail-Spielregeln:
- Niemand kann erwarten, dass seine Mails sofort bearbeitet werden (siehe oben Punkt 3). Wer daher etwas wirklich Dringendes zu besprechen oder mitzuteilen hat, greift zum Telefon.
- Berufliche Infos laufen ausschließlich über E-Mail, nicht über Nachrichten in Online-Netzwerken wie XING oder Chat-Programme wie WhatsApp. Extra-Tipp: Schreibt Ihnen trotzdem jemand auf einem anderen Kanal, antworten Sie nicht auf demselben Wege, sondern konsequent per Mail, inklusive einer kurzen Erklärung.
- Gibt es mehrere Themen, werden dafür mehrere kurze Mails geschickt.
- Jeder achtet darauf, dass die Betreffs seiner Mails dem aktuellen Inhalt entsprechen.
Bauen Sie auf ähnliche Strukturen
Mails, Dateien, Papier: Überall arbeiten Sie mit einer Ordnerstruktur – aber nicht unbedingt mit derselben. Womöglich sind die Protokolle des Abteilungsleiterkreises in der Papierablage unter „P: Protokolle Abteilungsleiter“ zu finden, relevante Mails aber unter „Müller“ (weil Herr M. die Protokolle verfasst) und Informationen, die für diesen Kreis relevant sind, als Dateien unter „Wichtig, Abteilungsleiter“.
simplify-Tipp: Vergleichen Sie die verschiedenen Strukturen, und vereinheitlichen Sie diese so weit wie möglich. Wesentlich schneller als das Umsortieren von Papier: Passen Sie die digitalen Strukturen an! Bei Ihnen im Büro wird vieles noch ausgedruckt? Damit Sie die digitale Version ohne langes Suchen wiederfinden, können Sie bei internen Dokumenten den Dateinamen und Speicherpfad kleingedruckt am Seitenfuß vermerken. Wenn Sie mit Musterdokumenten arbeiten, können Sie das sogar automatisieren. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung dafür stellt Ihnen Jürgen Kurz unter fuer-immer-aufgeraeumt.de/buch zur Verfügung.
Lassen Sie Ihre Altlasten hinter sich
In Ihrem Posteingang lagern 500 alte Mails mit ungeklärtem Bearbeitungsstatus? Ihr Vorgänger hat Ihnen Tausende von Dateien in Ordnern namens „Verschiedenes“/ „nicht vergessen“ / „durchsehen“ hinterlassen? Schenken Sie dem aktuellen Geschäft Priorität, statt Stunden oder Tage mit solchen Altlasten zu verbringen.
simplify-Tipp: Verschieben Sie den alten Kram in einen Ordner namens „von früher“, oder „bei Gelegenheit“, und arbeiten Sie ihn, beginnend mit den aktuelleren Dingen, 10-Minuten-weise ab. Keine Zeit dazu? Dann bauen Sie darauf, dass sich wirklich Wichtiges von selbst noch einmal bei Ihnen melden wird.
Reduzieren Sie Ihre Zugriffszeiten
Bis Sie am PC in einer verschachtelten Ordnerstruktur ein Dokument gefunden haben, vergeht oft mindestens so viel Zeit wie früher, als man vom Schreibtisch aufstehen und zum Ordner-Regal gehen musste.
simplify-Tipp: Damit der Windows Explorer (oder beim Mac der Finder) die für Sie wichtigsten Unterordner jeweils ganz oben anzeigt, ergänzen Sie diese Ordnernamen durch Nummern nach dem Muster „01 Vorausplanung“, „02 Material“, „03 Protokolle“ etc. Legen Sie für Dokumente, die Sie aktuell extrem häufig verwenden, Verknüpfungen auf dem Desktop ab: Rechtsklick auf das Dokument, „Verknüpfung erstellen“, danach die Verknüpfung per Maus auf den Desktop ziehen. Weitere Verknüpfungen – etwa zu Terminplänen, Checklisten, Telefonlisten – können Sie gesammelt in einem Ordner namens „Wichtige Infos“ ablegen. Achtung: Löschen Sie nicht mehr benötigte Verknüpfungen regelmäßig.
Vermeiden Sie das Versionschaos
Das gab es in Prä-Computer-Zeiten schlichtweg nicht: unzählige Versionen ein und desselben Dokuments.
simplify-Tipp: Wenn Sie Vorversionen aktueller Dokumente aufbewahren müssen, gewöhnen Sie es sich an, die betreffende Datei vor der Bearbeitung unter einem eindeutigen neuen Namen zu speichern. Besser als Zusätze wie „final“, neu“, „neu2“, „erweitert“: Nehmen Sie in den Dateinamen das jeweilige Datum auf. „Vertrag freie Mitarbeiter_2015_01_10.doc“ ist dann etwa die Version, die Sie am 10. Januar dieses Jahres erstellt haben. Mehrere Versionen desselben Tages kennzeichnen Sie zusätzlich mit einer Versionsnummer („v1“, „v2“); hat ein Dokument mehrere Bearbeiter, fügen die jeweils ihren Namenskürzel hinzu (bei uns etwa „_tiki“ oder „_rdh“). Verschieben Sie Vorversionen konsequent in einen Archivordner.
Wichtig: Damit keine unterschiedlichen Versionen von ein und derselben Datei entstehen, sollten Sie Originaldateien (vom Backup auf einer externen Festplatte/dem Server einmal abgesehen) niemals zweimal speichern. Nutzen Sie stattdessen Verknüpfungen (siehe vorangehender Abschnitt). Stellen Sie außerdem sicher, dass jede von mehreren Teammitgliedern genutzte Datei einen eindeutigen „Besitzer“ hat, der für deren Pflege und Aktualisierung verantwortlich ist.
Nie mehr Zettelwirtschaft
Wichtige Kurzinfos werden oft unsystematisch aufbewahrt (Haftetiketten, Notizen auf der Schreibunterlage, Schmierzettel auf einer Pinnwand etc.), sodass sie bei Bedarf nicht zur Hand sind.
simplify-Tipp: Infos zu den persönlichen Interessen Ihrer Kunden, welche Sonderkonditionen Sie bei Ihrem Lieblingslieferanten genießen, die Bürostunden Ihres Steuerberaters, wie die Ehefrau von Herrn Müller heißt … – all das speichern Sie am besten in Ihrem digitalen Adressbuch. Dort können aber auch Informationen ihren Platz finden, die nichts mit Kontakten zu tun haben. Haben Sie beispielsweise als Name „Drucker“ eingegeben, können Sie auf dieser Karteikarte allerlei nützliche Infos rund um Ihr Gerät (passender Fremdtintentyp, Hotline des Herstellers, wer sich im IT-Support besonders mit Druckern auskennt) vermerken.
