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Schreibtisch aufräumen: So wird Ihr Arbeitsplatz zum Motivierungs-Zentrum

Schreibtisch aufräumen: So wird Ihr Arbeitsplatz zum Motivierungs-Zentrum

Schreibtische, Verkaufstheken, Werkbänke und andere Arbeitsflächen haben die unschöne Tendenz, nach einiger Zeit zu verwildern. Kleine Zettel, große Papierstapel, Schreibgeräte und allerlei Gegenstände, bei denen man nicht so recht weiß, wohin damit. Dagegen hilft nur ein regelmäßiger Check, ein systematisches Durchforsten und Schreibtisch aufräumen.

Sie haben keine Zeit für das Aufräumen des Schreibtisches, weil Sie so viel zu tun haben. Sie haben aber immer mehr zu tun, weil Ihnen im Durcheinander und ohne gutes Ablagesystem die Arbeit immer langsamer und mühsamer von der Hand geht.

Wie kommen Sie bloß aus diesem Teufelskreis des schlechten Aufgabenmanagements heraus? Hier ein paar Ansätze für besonders harte Fälle.

Keine Gewaltaktion!

Halten Sie das Ausmisten Ihrer Papierstapel nicht für eine der Prüfungen des Herkules. In der Regel wird der zeitliche Aufwand dafür weit überschätzt. Profi-Aufräumer machen in 2 Stunden auch aus dem übelsten Chaos-Schreibtisch eine wohlgeordnete Arbeitszone. Ein durchschnittlich verwüsteter Arbeitsplatz ist in einer halben Stunde wieder wohl organisiert. Setzen Sie sich diese halbe Stunde als Limit, damit Sie sich beim Schreibtisch aufräumen nicht in unnötigen Einzelheiten verlieren.

Teilen Sie in die 2 Kategorien „tun” und „brauchen”

In der Abteilung „tun” landet alles, was Sie noch irgendwie bearbeiten müssen (Korrespondenz, Formulare, Arbeitsaufträge). Die Kategorie „brauchen” enthält alles, was Sie aufheben möchten.

3 Fragen für die Kategorie „brauchen”

Stellen Sie sich bei jedem Stück dieser Kategorie folgende Fragen (am besten halblaut):

Werde ich die Informationen auf diesem Papier jemals wieder brauchen? Nein: wegwerfen! Ja: zu Frage 2.
Gäbe es eine andere Möglichkeit, an die Informationen dieses Papiers zu kommen (z. B. im Internet, bei einem Kollegen, durch einen Anruf)? Ja: wegwerfen! Nein: zu Frage 3. Führen Sie regelmäßig eine Inspektion durch. Der einzige Weg zu einem motivierenden Schreibtisch ist ein wöchentliches Aufräumritual. Am besten am Freitag, bevor Sie ins Wochenende starten. Die dafür benötigten 20 Minuten werden eine Ihrer gewinnbringendsten Zeit-Investitionen sein!
Wo würde ich dieses Papier suchen, wenn ich es benötige? Wenn Sie darauf eine schnelle, klare Antwort haben, legen Sie es dort ab. Wenn die Antwort unklar ist: wegwerfen! Denn ein abgelegtes Papier, das Sie später höchstens durch Zufall wieder finden, ist so gut wie weggeworfen.

Installieren Sie einen Vor-Papierkorb

Einer der bewährtesten simplify–Tipps: Besorgen Sie sich eine große Kiste, in die Sie alle Papiere entsorgen, bei denen Sie sich nicht 100%ig sicher sind, ob Sie sie nicht wieder brauchen. Leeren Sie die untere Hälfte aus dieser Kiste alle 14 Tage. Damit haben Sie auf alles, was Sie weggeworfen haben, mindestens eine Woche lang Zugriff. In den normalen Papierkorb (der öfter geleert wird) kommt alles, was Sie mit Sicherheit nie wieder sehen wollen.

Machen Sie den Rundum-Check

Ihr Arbeitsplatz besteht nicht nur aus der Fläche vor Ihnen, sondern er umfasst alles, was Sie von Ihrem Drehstuhl aus erreichen können. Rund um Sie herum sollten nur Dinge gelagert sein, die Sie täglich brauchen. Optimal ist es, wenn die Arbeitsfläche vor Ihnen frei ist wie das Deck eines Flugzeugträgers und so die wirklich wichtigen aktuellen Aufgaben Platz für die Landung haben.

Parken Sie den Computer seitwärts

Wenn Sie einen PC haben, stellen Sie ihn nicht frontal vor sich, sondern so, dass Sie ihn mit einer Drehung leicht erreichen können. Schreibtische in Winkel- oder geschwungener Form sind ideal.

Aufbewahrungsbehälter vom Tisch!

Auf Ihrer Arbeitsfläche sollten nur Dinge stehen, die Sie mehrmals am Tag brauchen. Alles andere gehört in leicht erreichbare Schubladen oder auf Ablageflächen hinter und neben Ihnen. Auch die zu erledigenden Aufgaben sollten Sie eher seitwärts lagern, damit auf dem Platz vor Ihnen stets nur eine Aufgabe liegt. Das schärft Ihre Konzentration und erhöht auf einfache Weise Ihre Zufriedenheit.

Gehen Sie in die 3. Dimension

Wenn Sie neben und hinter sich keine Ablagemöglichkeiten einrichten können, sollten Sie für Locher, Hefter, Schere, Stifte und häufig gebrauchte Nachschlagewerke ein Regalbrett über Ihrem Schreibtisch in Betracht ziehen. Es gibt Systeme, die sich auch auf einem frei stehenden Tisch anbringen lassen. Z. B. top rail der Firma Hansa.

Denken Sie realistisch

Viele Menschen kriegen die Kurve nicht, weil sie ein übertrieben perfektes Bild vom aufgeräumten Schreibtisch haben. Deswegen überschätzen sie den dafür erforderlichen zeitlichen Aufwand. Professionelle Aufräumer veranschlagen für ein seit zwei Jahren nicht mehr aufgeräumtes Büro einen Tag Arbeit. Mehr ist es nicht! Denn am Ende soll ja nicht ein Neubau stehen, sondern ein Arbeitsplatz mit einem Ablagesystem, das funktioniert. Das Verschönern und Verfeinern können Sie getrost auf später verschieben. Räumen Sie Ihren Schreibtisch doch einfach ein für allemal auf!

Aufgabenmanagement: Legen Sie einen A-Tag ein

Durchbrechen Sie den Teufelskreis beim Schreibtisch aufräumen! Geben Sie sich das Kommando: “Alle Maschinen stopp!” Starten Sie Ihren Aufräum-Tag am Morgen, so früh wie möglich: kurzes Frühstück, keine lange Zeitungslektüre, keine Telefonate, kein Angucken von Post und E-Mails, keine sonstigen Ablenkungen. Gehen Sie direkt ran – schaffen Sie Ordnung im Büro. Schalten Sie alle Störungen aus und den Anrufbeantworter ein. Heute ist der Tag. Denken Sie nicht daran, was dadurch im Aufgabenmanagement heute alles unerledigt bleibt. Denken Sie nur daran, wie wunderbar Ihr Arbeitsplatz morgen aussehen wird!

Arbeitsplatzorganisation: Nutzen Sie die Ortswechsel-Methode

Wenn Sie Ihren Schreibtisch aufräumen, werden Sie dabei von vielen weiteren Chaos-Quellen angestarrt. (“Das Regal sieht ja noch schlimmer aus als der Tisch!”). Die simplify-Idee für ein besseres Ablagesystem lautet dann: Ortswechsel! Nehmen Sie für mehr Ordnung im Büro eine große Kiste und packen Sie den gesamten Inhalt Ihrer Schreibtischoberfläche dort hinein. Nur Lampe, Telefon und Computer dürfen stehen bleiben. Ziehen Sie sich mit der Kiste in ein anderes Zimmer zurück, etwa auf das leer geräumte Bett im Schlafzimmer oder auf einen Tisch im Konferenzraum. Dort sortieren Sie alles auseinander, sozusagen in neutraler Atmosphäre. Sie werden merken, dass Sie dort besser vorankommen und sich leichter von Dingen trennen können.

Blicken Sie in die Zukunft

Eine der größten mentalen Bremsen beim Schreibtisch aufräumen: Sie stochern in Ihrer eigenen Vergangenheit, wenn Sie Ordnung im Büro schaffen wollen. Sie finden unerledigte Vorgänge und vergessene Aufgaben ohne sinnvolles Ablagesystem. Machen Sie sich klar, dass sich Ihre Umwelt längst weiterentwickelt hat und sich viel weniger um das Vergangene kümmert, als Sie denken. Befolgen Sie daher diese Grundregel für Ihr Aufgabenmanagement: Was älter ist als 6 Monate, wird weggeworfen. Ausnahmen sind steuerlich relevante Unterlagen (Quittungen, Rechnungen, Bescheinigungen).

Seien Sie geizig beim Aufheben

Lesen Sie bei Zeitschriften höchstens das Inhaltsverzeichnis. Ansonsten ist Lesen verboten, wenn Sie Ordnung im Büro schaffen wollen. Heben Sie keine kompletten Zeitschriften auf. Schneiden Sie aus, was unbedingt aufgehoben werden muss, ab damit in ein Ablagesystem, der Rest kommt weg. Ätzend sind auch die vielen Visitenkarten. Werfen Sie so viele wie möglich weg. Behalten Sie nur die allerwichtigsten. Der praktischste Aufbewahrungsort: auf Rolodex-Karten kleben und in die Adressen-Rolldatei einsortieren. Oder Sie besorgen sich für mehr Ordnung im Büro einen kleinen Karteikasten mit einem alphabetischem Register. Entspannen Sie sich: Im Notfall können Sie über die Auskunft, das Internet oder einen Anruf bei Geschäftspartnern so gut wie jede Adresse herausfinden.

Ordnung im Büro: Erledigen Sie Liegengebliebenes unperfekt

Was beim Schreibtisch aufräumen auf dem “Sofort erledigen!”-Stapel gelandet ist, erledigen Sie innerhalb der nächsten 3 Tage – und zwar mehr schlecht als recht. Trennen Sie sich von der fixen Idee, dass lange aufgeschobene Arbeiten zum Ausgleich im Aufgabenmanagement eine besonders wichtige Behandlung erfahren. Diese Idee war ja der tiefere Grund für Ihre hohen Stapel! Stellen Sie bei der Arbeitsplatzorganisation um auf “zack und weg!”.