simplify-Tipps für die (Fern-)beziehung mit Kollegen und Geschäftspartnern
Immer mehr Menschen arbeiten eng mit Kollegen oder Geschäftspartnern zusammen, die nicht am selben Ort oder sogar in einem anderen Land sitzen. Lesen Sie unsere simplify-Tipps dazu!
Der bekannte Unbekannte
Bei beruflichen Fernbeziehungen wissen die Beteiligten zwar in der Regel, welche Aufgaben jeder von ihnen in der Zusammenarbeit hat. Sie wissen jedoch zu wenig voneinander – von der jeweiligen Arbeitsumgebung des anderen wie auch persönlich. Zentrale Punkte: Welche Position und welche Entscheidungsbefugnisse hat der andere? Ist die Zusammenarbeit mit Ihnen für ihn zentral oder eher ein Nebenschauplatz seiner eigentlichen Tätigkeit? Welche Firmenkultur prägt ihn? Haben Sie dieselben Begrifflichkeiten? (Das ist nicht nur dann relevant, wenn verschiedene Sprachen im Spiel sind.) Welche Arbeitsbedingungen hat der andere (Ressourcen, räumliche Situation etc.)? Wie ist er als Mensch?
simplify- Tipp: Das Allerwichtigste – schließen Sie nicht von sich auf den anderen! Beispiel: Ihr auswärtiger Kollege redet am Telefon oft um den heißen Brei herum. Was Sie nicht wissen: Während Sie vor Ihrem Zimmerkollegen offen sprechen können, muss der andere im Büro jedes Wort auf die Goldwaage legen.
Bemerkung am Rande: Räumliche Distanz kann nicht nur Probleme mit sich bringen, sondern auch Vorteile. Vielleicht steckt hinter der sympathischen Stimme Ihrer auswärtigen Kollegin eine Frischluftfanatikerin, die selbst bei winterlichen Temperaturen noch auf geöffnete Fenster Wert legt.
Fragen und Auskunft geben
Eine der größten Quellen für Missverständnisse und Fehler: angebliche Selbstverständlichkeiten, an die Sie gar nicht denken oder die Sie sich nicht anzusprechen trauen. Vereinbaren Sie zu Beginn einer neuen Zusammenarbeit, dass Sie sich miteinander gerade auch darüber austauschen wollen. Formulieren Sie für sich Sätze mit dem Anfang „Ich gehe davon aus, dass Sie …“ (z. B.: … die grundlegenden Unterlagen bereits erhalten haben, meine Mails nicht extern weiterleiten, zu den Bürozeiten problemlos erreichbar sind). Das sind Punkte, bei denen Sie nachfragen sollten!
simplify-Tipp: Informieren Sie von sich aus über die Besonderheiten Ihrer Firma oder Abteilung (z. B. spezielle Sprachregelungen). Stellen Sie sich dazu vor, Sie müssten einen neuen Kollegen vor Ort einarbeiten.
Optimieren Sie Ihre Kommunikation
Wenn Sie in einem größeren Team zusammenarbeiten, klären Sie zu Beginn der Kooperation den Empfängerkreis von Mails. Wenn Sie später eine Mail an eine Person außerhalb des üblichen Kreises schicken, stellen Sie sie im Text der Mail vor: „Habe Herrn Maier auf cc: gesetzt, da er sich als mein neuer Stellvertreter gerade in die Thematik einarbeitet.“
simplify-Tipp: Überprüfen Sie bei Mails, die Sie empfangen, den Verteiler. Es fehlen Beteiligte? Melden Sie das in jedem Fall dem Absender zurück. Nur wenn Sie sicher sind, dass es sich um ein Versehen gehandelt hat, sollten Sie die Mail außerdem gleich weiterleiten. Mail plus Telefon. Im Vergleich zu einem Gespräch kommen in Mails meist weniger Nuancen – z. B. die 5 weiteren Gründe für eine Entscheidung – und kaum Emotionen zur Sprache.
simplify-Tipp: Haben Sie zu einem wichtigen Thema gemailt, so rufen Sie den Empfänger kurz danach auch an. So können Sie auch das zum Ausdruck bringen, was in der Mail keinen Platz hatte (mehr Mail-Tipps finden Sie rechts im Kasten).
Online-Konferenzen
Für Arbeitsteams an verschiedenen Standorten lohnt sich möglicherweise ein Online- Konferenz-Dienst oder eine entsprechende Software. Damit teilen Sie, während Sie per Internet-Telefonie miteinander kommunizieren, Ihren Bildschirm mit Ihren Konferenzpartnern und können so gemeinsam an Dokumenten arbeiten.
simplify-Tipp: Probieren Sie’s aus, etwa mit dem Dienst spreed (http://spreed.com), den Sie bei maximal 3 Teilnehmern kostenlos nutzen können.
Treffen Sie sich!
In den meisten Fällen tut dies der Zusammenarbeit gut. Signalisieren Sie Interesse am anderen: „Ich fände es schön, wenn wir uns einmal persönlich kennen lernen würden.“ Ihr Chef hält ein Kennenlern-Meeting nicht für notwendig? Dann begründen Sie die Notwendigkeit einer Dienstreise sachlich und einigen sich mit Ihrem Kollegen oder Geschäftspartner auf eine Tagesordnung, die großzügig Raum für die persönliche Begegnung lässt. Optimal ist etwa ein ausgedehntes Mittagsessen außerhalb der Arbeitsumgebung.
simplify-Tipp: Verabreden Sie sich gezielt auf Messen und bei anderen Branchenereignissen. Wenn Sie sich sympathisch sind, können Sie auch ein privates Treffen vorschlagen: „Sagen Sie Bescheid, wenn Sie privat einmal in unsere Gegend kommen – ich würde Sie dann gerne zum Essen einladen.“
Mail-Tipps
Regeln, die Sie nicht nur in beruflichen Fernbeziehungen, sondern auch beim Mailen innerhalb des Hauses beachten sollten:
Re, Re, Re,
Bei häufigem Hin und Her werden die Mailtexte oft unübersichtlich lang. Löschen Sie den Teil der Quote (= Zitat der vorangegangenen Mail), der nicht für Ihre Antwort relevant ist. Überprüfen Sie außerdem den Betreff. Je präziser der ist, desto leichter finden Sie beide später die Mail wieder. Für den innerdeutschen Mailverkehr gilt: Wenn Sie einander mehrmals am Tag mailen, können Sie sich ausgiebige Grußfloskeln und Smalltalk wie „Regnet’s bei euch auch noch?“ sparen.
Sorgen Sie für Übersicht
Manch viel beschäftigter Empfänger liest seine Mails nicht gleich, sondern wirft als Erstes nur einen Blick auf die Vorschau und die darin gezeigten ersten paar Zeilen. Bauen Sie Ihre Mail daher wie einen Zeitungsartikel auf: Bringen Sie das Wichtigste ganz am Anfang („Achtung, Terminverschiebung: …“) und danach erst die Details.
Beliebt, aber oft lästig: lange Sammelmails, die viele Infos an Einzelne enthalten. Kennzeichnen Sie bei solchen Mails die einzelnen Abschnitte: „Herr Müller: … // Frau Maier: … // Herr Schmidt, Herr Müller, Frau Huber: …“
