Selbstorganisation

Selbstorganisation: Ein kleines Wort mit großer Bedeutung. Denn je besser Sie sich selbst und Ihre Abläufe und Prozesse optimieren, desto mehr Zeit haben Sie für die schönen Dinge im Leben. Dies hilft Ihnen vor allem im Bezug auf Ihre Work-Life-Balance. Organisieren Sie die Arbeit nämlich besser, haben Sie mehr Freizeit. Entdecken Sie die Möglichkeiten, die sich Ihnen bieten und leben Sie den simplify-Gedanken.

Selbstorganisation: Ordnung im Papierkram

Die simplify-Logistik, mit der Sie jedes private Papier sofort wiederfinden

Sie räumen nicht auf, weil Sie so viel zu tun haben. Sie haben aber immer mehr zu tun, weil Sie die Suche nach einem Papier im Durcheinander immer mehr Zeit kostet. Wie kommen Sie aus diesem Teufelskreis heraus? Hier ein paar Anregungen aus der Praxis, wie Sie ein effizientes persönliches Ordnungssystem einrichten.

Ein Ort, den Sie haben sollten:

Sammeln Sie sämtliche über mehrere Räume verstreuten Unterlagen an einem Platz. Sortieren Sie dort alle Unterlagen zunächst in Häufchen, dann heften Sie alles in Ordnern oder Mappen ab. Wir geben Ihnen Tipps für sinnvolle Sachgruppen und die günstigsten Aufbewahrungsmethoden.

Ordner, die Sie haben sollten:

Allerwichtigste Dokumente: Stammbuch, Testament, wichtige Zeugnisse, Gesellen- oder Meisterbrief, Sozialversicherungsunterlagen, Kaufvertrag (falls Sie z.B. ein Haus haben) und Fahrzeugbrief gehören zu Ihren wichtigsten Unterlagen. Hier ist auch der beste Platz für eine Liste mit den wichtigsten To-dos für den Fall, dass Ihnen etwas zustößt.

Ein Banksafe ist der ideale Ort, um diese Papiere vor Feuer oder Einbrechern zu schützen. Oder wählen Sie einen sicheren Platz im Haus – irgendwo im Bücherregal sind Ihre Dokumente vor Einbrechern übrigens sicherer als an einem hervorgehobenen Ort. Kopieren Sie diese wichtigsten Unterlagen, und bewahren Sie die Kopien getrennt von den Originalen auf.

Steuer: Lohnsteuerkarte (sofern sie nicht beim Arbeitgeber ist), sämtliche Belege, die Sie für die Anfertigung einer Steuererklärung benötigen (Bescheinigungen von Versicherungen, Aktiendepots), eine Kopie der Steuererklärung – nachdem Sie sie beim Finanzamt abgegeben haben – sowie der Steuerbescheid (wenn Sie ihn vom Finanzamt erhalten). Und ab ins Archiv. Denken Sie an die 10-jährige Aufbewahrungsfrist für Selbstständige und Unternehmer. Legen Sie für jedes Jahr einen neuen Steuerordner an.

Finanzen: Hierher kommen alle Unterlagen rund um Ihr Girokonto (wenn Sie einen Steuerberater haben, legen Sie die mit einem Sternchen versehenen Unterlagen direkt in den Steuerordner): Kontoauszüge*, Kreditkartenabrechnungen*, Korrespondenz mit der Bank. Außerdem alle Papiere, die im Zusammenhang mit Ihrem Depot*, Fonds*, Bausparvertrag* und Sparbuch* stehen. Richten Sie für die einzelnen Bereiche jeweils einen Ordner ein, wenn Sie viele Unterlagen haben.

Versicherungen: Kopien der Policen und Korrespondenz. Eröffnen Sie für jede Versicherungsart eine eigene Abteilung: Haftpflicht, Hausrat, Kfz etc.

Wohnen: Mietvertrag, Kautionsbescheinigung bzw. Kopie des Kaufvertrags, Verträge mit Wasserwerk, Stromversorger, Gaszulieferer, Telekom; Korrespondenz mit dem Vermieter bzw. der Gemeinde, Grundbuchamt.

Auto: Unterlagen über Reparaturen, Käufe und Verkäufe bzw. Leasing-Vertrag, Prospekte des Neuen.

Geräte: Garantiescheine, Rechnungen und Kundendienstleistungen für all Ihre Haushaltsgeräte und Einrichtungsgegenstände (siehe auch Seite 5).

Beruf: Arbeitsvertrag, Gehaltsabrechnungen, Korrespondenz mit dem Arbeitgeber, Reisekostenabrechnungen.

Zusätzliche Ordner, die sich bewährt haben:

Verträge: alle Unterlagen zu Verpflichtungen, die Sie abgeschlossen haben: Abonnements (Zeitung und Zeitschriften mit Kündigungsfristen), Unterlagen über Organisationen, Parteien, Vereine und Clubs mit den entsprechenden Kündigungsfristen, Papiere zu BahnCard, Miles and More sowie anderen Punktesammel-Systemen, Graburkunde, Grabpflegevereinbarungen.

Kinder: Richten Sie für jedes Kind einen Ordner ein. Für Zeugnisse, Urkunden, Aufzeichnungen, Erinnerungsfotos, Texte und sonstige eigene Arbeiten.

Gesundheit: Unterlagen über ärztliche Untersuchungen, Aufzeichnungen über Ihre persönliche Krankheitsgeschichte (sehr hilfreich für die so genannte Anamnese beim Arzt), Korrespondenz mit Ärzten, Rechnungen. Haben Sie viel Material, legen Sie für jedes Familienmitglied einen eigenen Ordner an.

Haustiere: Züchterpapiere, Untersuchungsheft, Impfpass, Adresse und Telefonnummer des Tierarztes, Korrespondenz mit dem Tierarzt. Legen Sie den Ordner unter dem Namen Ihres Tieres an.

Hängeregister, die sich bewährt haben:

Papiere für den täglichen Gebrauch, die schnell überholt sind, brauchen Sie nicht umständlich zu lochen und abzuheften. Hier ist eine Hängeregistratur am einfachsten, in deren Mappen Sie die Dinge hineinwerfen.

Kinder: Richten Sie für jedes Kind eine Hängemappe für aktuelle Angelegenheiten ein. Darin sammeln Sie Termine – Elternabend, Schulfest, Wettkämpfe, Klassenlisten, Zeitschriftenartikel zum Thema Schule/Kindergarten.

Kirche: Gottesdienstplan, Gemeindebrief, Spendenbescheinigungen*.

Freizeitgestaltung: Für jedes Hobby eine Mappe – Theater,  Museen, Vorträge, Musik, Sport, Fitness, Garten.

Internet: Gutscheine für die Benutzung von Wissensportalen usw., Notizen zu einer tollen Website.

Selbstorganisiation: Gute Tipps die Sie wirklich schaffen

So überlisten Sie den alten Schlendrian

Gute Vorsätze sind für viele schon fast gleichbedeutend mit Scheitern. Die Konsequenz: Sie nehmen sich gar nichts mehr vor. Sie verlieren den Glauben daran, dass sie sich jemals ändern und ein einfacheres, gelasseneres Leben führen könnten. Schade! Denn mit ein paar Kniffen kommen Sie Ihren Zielen leichter nah, als Sie ahnen. Unsere Tipps zur Selbstorganisation:

Aufschreiben & konkretisieren

Machen Sie’s schriftlich! Schließen Sie einen Vertrag mit sich, so konkret und realistisch wie möglich. Also nicht: „Ich will abnehmen“, sondern „Bis Ende Februar will ich 1 kg weniger wiegen als jetzt“ (was realistischer ist als 2 oder 3 kg). Oder statt „Die Wohnung perfekt in Ordnung bringen“ lieber „In den nächsten 2 Wochen räume ich jeden Tag ½ Stunde in meinem Arbeitszimmer auf“.

Illustrieren & erheitern

Belassen Sie es nicht bei den Worten allein, sondern fügen Sie positive, aufmunternde Bilder dazu: ein Foto von sich, als Sie noch in diese enge Hose gepasst haben; eine Karikatur von einem joggenden oder radelnden Männchen; einen Zeitungsausschnitt von einem Menschen, der glücklich Obst isst (statt Choco Crossies oder Chips); einen zufriedenen Menschen in einem aufgeräumten Zimmer.

Helfer & Tricks

Veranstalten Sie mit sich ein Brainstorming, um herauszufinden, wer und welche Dinge Ihnen bei Ihrem Ziel helfen könnten: leckere kalorienarme Naschereien (Karottenstreifen, Äpfel, Ananas); ein Bekannter, der mitjoggt; ein fester wöchentlicher Termin im Schwimmbad; oder einfach bunte Aufbewahrungscontainer kaufen.

Teilen & Herrschen

Zerlegen Sie Ihr Ziel in kleine, nachprüfbare Schritte. Was können Sie bis heute Mittag schaffen, was bis heute Abend? Denken Sie an die alte Regel: Die Menschen überschätzen, was sie in einer anstrengenden Gewaltaktion schaffen können, aber sie unterschätzen, welch große Strecken sich in regelmäßigen kleinen Schritten zurücklegen lassen.

Scheitern & Lieben

Seien Sie freundlich zu sich. Bestrafen Sie sich nicht, wenn Sie scheitern. Sagen Sie sich: Das ist normal. Ihre Kraft zeigt sich darin, dass Sie nach dem Stolpern immer wieder aufstehen! Belohnen Sie sich für jeden geschafften kleinen Schritt.

Beispiel: Aufräumen

Befreien Sie sich von der Sorge, „falsch“ aufzuräumen. Sie brauchen ein System, das für Sie passt. Selbstorganisation heißt nicht, perfekt zu sein, sondern Fortschritte zu machen – und seien sie noch so klein!

Startpunkt Papierkram

Das intensivste Gefühl von Unordnung vermitteln unorganisierte Papiere. Beginnen Sie beim Aufräumen am besten damit, denn hier ist der Aufräum-Effekt am besten zu sehen. Orientieren Sie sich an Ihren persönlichen Vorlieben. Wenn Sie gern Häufchen bilden, organisieren Sie Ihre Papiere in Aktenkörben oder Schubladenschränken. Lieben Sie Mappen, sind Hängeregistratur oder Ziehharmonikatasche für Sie ideal. Extra Tipp: Wenn Ihre Papiere sich wieder zu stapeln beginnen, brechen Sie Ihre aktuelle Arbeit ab, stellen Sie sich einen Kurzzeitwecker und räumen Sie genau 15 Minuten lang alles an seinen Platz. Der Trick: In 15 Minuten ist das leicht zu schaffen, aber unbewusst schätzen die meisten den Aufräumaufwand viel höher ein – und fangen gar nicht erst an, weil Sie dafür keine Zeit zu haben glauben.

Prinzip Heimat

Die Grundidee jeder Art von Aufräumen: Jedes Ding hat einen Platz, jedes Ding hat seinen Platz. 

• Schritt 1: Versorgen Sie sich großzügig mit leeren Behältern (also Hängemappen, Körbe, Schubladen, Ordner usw.).
• Schritt 2: Räumen Sie eine Einheit (Ihre Schreibtischplatte, ein Regalfach) komplett leer. 
• Schritt 3: Bilden Sie Häufchen: Geldgeschäfte, Versicherungen, Auto, Verein, Kinder, Ideen usw. Vergeben Sie konkrete Bezeichnungen (also nicht „Sonstiges“ oder „Wichtig“). Bleiben Sie flexibel. Wenn ein Stapel zu hoch wird, teilen Sie ihn auf. Ist einer zu klein, legen Sie ihn mit anderen zusammen. Was weggeworfen werden kann, kommt gleich weg. Der Stapel „Altpapier“ sollte beim Aufräumen stets der größte Stapel sein.  
• Schritt 4: Beschriften Sie Ihre Behälter nach den gebildeten Häufchen. Am besten jeweils 2 Ablageorte: einen als Zwischenlager (Körbchen, Hängemappe) und einen als Endlager (Ordner, Stehsammler). Beschriften Sie stets sofort von Hand (und nicht: „Später werde ich dann ein ganz perfektes Laserdruckeretikett machen“). Ein unbeschrifteter Ablageort ist wertlos! 
• Schritt 5: Füllen Sie alles an den richtigen Platz, klopfen Sie sich auf die Schulter und freuen Sie sich. Bilden Sie keine neuen Häufchen („für später“), sondern transportieren Sie alles an den endgültigen Platz, auch wenn es noch unerledigt ist.

Ablagesysteme aus dem Büro für zu Hause

Nutzen Sie die Tricks der Büro-Profis zu Hause

Erstaunlich viele Menschen, die an ihrem Arbeitsplatz mit praktischen Organisationsmitteln und Ablagesystemen arbeiten, sind noch nie auf die Idee gekommen, diese auch zu Hause einzusetzen. Bei manchem mag dabei die Scheu eine Rolle spielen, Dinge im Privatleben wiederzufinden, die an die tägliche – womöglich noch ungeliebte – Arbeit erinnern. Die simplify-Idee: Organisieren Sie sich auch privat mit zwei der gängigsten Büro-Hilfsmittel.

Profi-Trick 1: Registermappe 1-31

Das Organisationstalent

Die in jedem Bürohandel erhältliche Registermappe 1-31 (im Bürojargon auch „Wiedervorlage” genannt) enthält 31 Fächer, je 1 für jeden Tag des Monats. Dort hinein kommen im Voraus Unterlagen, die Ihnen dann an einem bestimmen Tag des Monats sofort zur Verfügung stehen. Wenn Sie diese Mappe privat einsetzen, brauchen Sie nie wieder nach termingerechten Unterlagen zu suchen. Hier 10 Beispiele:

• Theater- und Konzertkarten
• Einladungen mit Anfahrtsbeschreibungen
• ausgefüllte Formulare, die Sie zu Terminen bei Ämtern, Versicherungen, Vereinen und anderen Institutionen mitnehmen müssen
• Passfotos und Bescheinigungen, die Sie zum termingerechten Kauf von Monats- oder Saisonkarten zur Hand haben müssen (Schwimmbad, Fitness-Studio, öffentliche Verkehrsmittel)
• Flugscheine, Fahrkarten und andere Unterlagen für den Starttag Ihres Urlaubs
• fertige Briefe, die Sie an einem be-stimmten Tag absenden möchten
• ausgefüllte Zahlungsbelege, die Sie an einem bestimmten Tag zur Bank bringen wollen
• Ihr Einkaufszettel für den Großeinkauf am nächsten Samstag
• Aktivitäten, die Sie an einem bestimmten Tag in Wohnung, Haus oder Garten vornehmen möchten
• Ihre Ideen- und Materialsammlung für die nächste Sitzung eines Vereins oder Clubs, dem Sie angehören

Nicht ohne meinen Kalender!

Die Registermappe 1-31 ersetzt als Ablagesystem nicht Ihren Terminkalender, sondern stellt Ihnen nur alles Verfügung, was Sie zu jedem eingetragenen Termin benötigen. Auch wenn Sie an bestimmten Tagen in Ihrem Terminkalender keine privaten Aktionen eingetragen haben: Werfen Sie trotzdem zu Beginn jedes Tages einen Blick in Ihre Tagesmappe – es könnte ja sein, dass Sie den zugehörigen Termineintrag im Kalender tatsächlich einmal vergessen haben.

Im Terminkalender eingetragene Ereignisse, zu denen Sie Unterlagen in Ihrer 1-31-Mappe bereithalten, sollten Sie mit einem dicken Punkt oder einem Sternchen kennzeichnen. So wissen Sie sofort: „Aha, da ist noch was.”

Die Registermappe leert sich im Laufe des Monats; die leeren Fächer können Sie nun für die Tage des folgenden Monats nutzen. Am 14. Mai enthalten die Fächer 1 bis 13 also die Unterlagen für den 1. bis 13. Juni.

Profi-Trick 2: Registermappe A-Z

Der Platz für Sachen ohne Platz

In der ebenfalls im Bürohandel erhältlichen Registermappe A-Z bringen Sie allerlei Kleinkram unter, den Sie bislang vielleicht aus Schubladen oder verstreuten Lagerstätten heraussuchen mussten. Deshalb eignet sich diese Mappe mit alphabetischer Unterteilung bestens zur übersichtlichen Ablage von Papier, das Sie täglich, wöchentlich, monatlich oder mindestens einmal jährlich zur Hand nehmen. Hier 9 simplify-Appetit-Anreger für eine einfachere Organisation mit der Registermappe A-Z, mit denen Sie sich künftig die Sucherei ersparen können:

• A wie Adressaufkleber
• B wie Briefmarken
• C wie CD-Tipps für den nächsten Einkauf
• F wie Fahrkarten für den Nahverkehr und/oder Freistellungsaufträge
• G wie Geschenkideen
• H wie Haushaltsplan
• I wie Internetadressen, die Sie demnächst neu besuchen möchten
• P wie Passfotos
• U wie Urlaubs-Checkliste und gesammelte Tipps für das geplante Urlaubsziel

So nutzen Sie die A-Z-Mappe optimal

Überfordern und überfüllen Sie Ihre A-Z-Mappe nicht mit langfristigen oder unbestimmten Inhalten. Sonst ist der schnelle, Zeit sparende Alltagsnutzen bald dahin.

Nicht hinein gehören Papiere, die Sie weniger als einmal jährlich brauchen, zum Beispiel langfristige Dokumente wie Verträge und Abonnements, und auch nicht Zeitschriften, Zeitungsausschnitte und andere Sammlungen, deren künftiger Nutzen unbestimmt ist.