Zeitmanagement

Zeitmanagement für die perfekte Woche und den optimalen Tagesablauf! 

Zeit ist ein kostbares Gut, denn einmal verstrichen, kommt sie nie zurück. Ein gutes Zeitmanagement ist deshalb nicht nur im Beruf sinnvoll, um Ihre Aufgaben besser zu schaffen. Auch in Ihrer Freizeit können Sie mit gut geplanten Verabredungen sicherstellen, keine Zeit mehr zu verschenken. Holen Sie das beste aus Ihrer Zeit heraus und profitieren Sie von den Vorteilen: Mehr Zeit für Sie und Ihre Bedürfnisse!

Frustriert von Ihrer eigenen Zeitplanung? Nie mehr!

Gerade Menschen, die ihre Zeit gewissenhaft planen, sind abends oft unzufrieden darüber, wie ihr Tag gelaufen ist. Meist sind es Kleinigkeiten, die dafür verantwortlich sind. Hier einige typische Frustsituationen und wie Sie die in Ihrer Zeitplanung geschickt umgehen.

Haken Sie auch so gern ab?

Typische Frustsituation: Sie haben eine lange To-do-Liste erstellt, die Sie im Laufe des Tages abarbeiten möchten. Um schnell voranzukommen, machen Sie sich zuerst an die weniger aufwändigen Aufgaben und können viele Punkte rasch hintereinander abhaken. Am Abend müssen Sie allerdings feststellen, dass Sie zu den großen Aufgaben nicht gekommen sind.

simplify-Tipp: Identifizieren Sie die größte Aufgabe auf Ihrer Liste. Machen Sie daraus einen Termin, den Sie mit Uhrzeit im Kalender einplanen: „15 bis 17 Uhr: Schulaufgabe korrigieren“. Starten Sie eine Arbeitseinheit immer mit dem größten Brocken.

Gestalten Sie Ihre To-do-Liste so, dass die Mini-Aufgaben rein optisch weniger Gewicht bekommen: etwa indem Sie die großen Brocken in mehrere Arbeitsschritte unterteilen – so können Sie dabei schnellere Erfolge verbuchen. Oder schreiben Sie die wichtigen Punkte in größerer Schrift.

Ein Tipp für Freiberufler, Lehrer, Pfarrer und andere Berufstätige, die auch daheim arbeiten: Schreiben Sie berufliche und private Aufgaben auf separate Listen, und legen Sie Arbeitszeiten fest. Dann passiert es Ihnen nicht, dass Sie sich in Ihrer besten Arbeitszeit um Privates kümmern oder umgekehrt Ihr Privatleben permanent für Ihre Arbeit hintanstellen.

Richtig durchstarten

Typische Frustsituation: Sie kommen an Ihren Arbeitsplatz und sind gleich genervt von dem überquellenden Schreibtisch oder dem allgemeinen Chaos, das Sie am Vortag hinterlassen haben.

simplify-Tipp: Sorgen Sie abends für den nächsten Morgen vor. Nutzen Sie die letzten Minuten Ihres Arbeitstages, um beste Voraussetzungen für einen guten Start am nächsten Tag zu schaffen – auch dann, wenn Sie am Morgen gleich mit Ihrer Tätigkeit vom Abend weitermachen wollen.

Legen Sie sich abends einen Müsliriegel, ein Foto oder eine nette Spruchkarte mitten auf den Schreibtisch, und freuen Sie sich am nächsten Morgen über Ihren eigenen Willkommensgruß! Oder schicken Sie sich (und einem netten Kollegen) unmittelbar bevor Sie den Computer herunterfahren eine Mail mit einer kostenlosen E-Card, die Sie in der Frühe freundlich empfängt.

Schluss mit der geheimen Agenda!

Typische Frustsituation: Sie haben sich notiert, was an diesem Tag alles geschehen soll, und könnten das bei konzentriertem Arbeiten auch schaffen. Doch: Während Ihre Liste realistisch ist, sind es Ihre Erwartungen an den Tag keineswegs! Insgeheim bauen Sie darauf, „zwischendrin“, „schnell mal“ oder „wenn’s gut läuft“ noch einiges andere erledigen zu können.

simplify-Tipp: Sabotieren Sie Ihre eigene Zeitplanung nicht mit einer geheimen Agenda! Typisch dafür sind Gedanken wie „Eigentlich sollte ich auch noch die Telefonliste abarbeiten“ oder „Auf dem Heimweg springe ich noch schnell in den Supermarkt“. Setzen Sie diese Punkte aus Ihrem geheimen Zeitplan auf die offizielle Liste. Was ist so wichtig, dass Sie dafür anderes streichen?

Reparieren Sie die zerbrochene Fensterscheibe

Typische Frustsituation: Im Lauf des Tages müssen Sie feststellen, dass Ihre schöne Tagesplanung nicht funktioniert. Sie werden unterbrochen, ein Termin oder eine Arbeit dauert viel länger als geplant. Ihre Reaktion: Sie geben den Tag „verloren“ und stellen sich dadurch einen Freibrief dafür aus, Ihre Zeit mit Flurgesprächen, Getratsche am Telefon, unwichtigem Kleinkram und planlosem Surfen im Internet zu verbringen.

simplify-Tipp: Aus den USA stammt die Broken-Window-Theorie: Eine zerbrochene Fensterscheibe in einem leer stehenden Gebäude muss sofort repariert werden, damit weitere Zerstörungen durch Vandalismus vermieden werden. Übertragen auf das Thema Zeitplanung: Lassen Sie es nicht zu, dass weitere Zeitvandalen Ihren Tag gänzlich kaputt machen. Ziehen Sie mittags einen Schlussstrich unter einen verkorksten Vormittag. Wirksamer als einige Punkte von der To-do-Liste zu streichen: Reparieren Sie das zerbrochene Fenster, indem Sie wieder bei Null anfangen. Werfen Sie Ihre obsolete Tagesplanung in den Papierkorb. Erstellen Sie eine neue, die für die noch vorhandene Zeit realistisch ist. Sie werden sehen: Dadurch sind Sie wesentlich weniger anfällig für weitere Zeitverschwendung.

Sie kommen so gut wie nie mit Ihrer Zeit zurande? Beobachten Sie sich eine Woche lang wie ein Privatdetektiv: Liegt es an zu vielen Störungen von außen? Nehmen Sie sich von vornherein zu viel vor? Unterschätzen Sie den Zeitaufwand einzelner Aufgaben?

Vergleichen Sie konkret!

Typische Frustsituation: Sie können nicht verstehen, weshalb Sie permanent gehetzt sind, während die allein erziehende Freundin, die noch mehr arbeitet als Sie, immer entspannt wirkt. Sie haben es satt, dass Ihr Kollege montags begeistert von seinen sportlichen Aktivitäten erzählt, während das Highlight Ihres Wochenendes ein Minispaziergang war.

simplify-Rat: Klagen Sie nicht „Warum?“, sondern fragen Sie „Warum?“! Stellen Sie sich ganz konkret dem Vergleich mit jemandem in einer halbwegs ähnlichen Lebenssituation, den Sie um seine Gelassenheit und/oder seine erlebnisreiche Freizeit beneiden. Entdecken Sie Ihre Entscheidungsmöglichkeiten und Veränderungsspielräume. Holen Sie sich praktische Tipps.

Dazu listet jeder von Ihnen auf, wie viel Zeit er wöchentlich braucht für Schlaf, Arbeit, Essen (samt Zubereitung), Haushalt, Garten, Papierkram, familiäre Verpflichtungen (Kinder, alte Eltern), Ehrenämter usw. Anschließend suchen Sie die Unterschiede, die oft in Details zu finden sind.

Vielleicht finden Sie heraus, dass Sie tatsächlich mehr an der Backe haben als der andere. Aber vielleicht auch, dass Sie sich mehr aufhalsen (lassen) als der andere – etwa weil Sie Wert legen auf einen picobello gepflegten Garten, eine gekochte Mahlzeit am Tag oder nicht „nein“ sagen können, wenn Freiwillige für die Organisation des Herbstbasars gesucht werden.

Oder gehen Sie von Ihrem eigentlichen Ziel aus: mehr Zeit für Entspannung und echte Freizeit. Fragen Sie: Wann hat der andere Zeit dafür? Was tue ich in dieser Zeit? Wann erledigt der andere seine Dinge? Was tue ich in dieser Zeit? …

Haben Sie Mut zur Lücke

Viele Menschen leben ständig im Overdrive-Modus. Zwar klagen sie über Stress und Zeitmangel, aber de facto fühlen sie sich erst dann richtig wohl, wenn beruflich wie privat ein Termin den anderen jagt und sie an 100 Dinge gleichzeitig denken müssen. Zeitlücken füllen sie sofort mit zusätzlichen Aufgaben, Verabredungen etc. Unser Rat zur Vorbeugung: Stylen Sie Ihr Leben nicht komplett durch, sondern planen Sie jeden Tag mindestens eine halbe Stunde unverplanter Zeit ein! Halten Sie bewusst Phasen ungenutzter Zeit aus: Entspannen Sie z. B., während am Kopierer Ihre Kopien durchlaufen, statt zurück an Ihrem Schreibtisch zu hetzen.

Zeitmanagement für die perfekte Woche!

Wie Sie den Feiertag heiligen und gute Energie tanken

Man könnte es den Korea-Effekt nennen: In Südkorea, dem am schnellsten wachsenden Industrieland, wurde weltweit der höchste Stressfaktor in der Bevölkerung gemessen. Viele Arbeitnehmer haben während der obligatorischen 6-Tage-Woche keinerlei Freiraum mehr für Privates. In Korea bleibt nur der Sonntag zum Einkaufen, Waschen und Aufräumen. Auch in unserem Land beklagen Menschen, dass das zum Entspannen gedachte Wochenende immer öfter angeknabbert wird. Es ist Zeit, das zu ändern! Lesen Sie also unsere Tipps und Tricks für das Zeitmanagement in einer perfekten Woche!

Montag: Schwungvoll beginnen

Ob Ihr Wochenende erholsam wird, entscheidet sich am Montag, also 6 Tage davor! Wenn Sie es am Wochenbeginn gern „langsam angehen“, werden Sie Aufgaben von einem Tag auf den anderen verschieben – und am Wochenende gibt es wieder Stau, den man auch durch gutes Zeitmanagement am Ende der Woche kaum noch beheben kann.

simplify-Trick: Klotzen Sie am Montag ran, als ob diese Woche der Mittwoch und der Donnerstag komplett ausfallen!

Montag: Absagen

Der Montag ist auch der beste Tag, um Aufgaben zu delegieren oder Verpflichtungen vollständig loszuwerden. Die meisten Zeitmanagement-Probleme entstehen aus dem verzweifelten Bemühen, mehr zu schaffen als Ihnen eigentlich möglich ist.

simplify-Trick: Neinsagen zu anderen ist schwierig. Aber es gelingt, wenn Sie es vorher laut zu sich selbst gesagt haben: „Nein, ich schaffe diesen Zusatzjob nicht. Ich werde mich dafür nicht hassen. Ich finde mich gut, weil ich endlich meine Grenzen erkenne.“

Mittwoch: Einfädeln

Vereinbaren Sie spätestens am Mittwoch mit Ihrer Familie etwas fürs Wochenende, was alle gern tun, und was sich gut in das Zeitmangement aller integrieren lässt.

simplify-Trick: Verplanen Sie aber nicht die gesamte Strecke, sondern nur einzelne Zeitkleckse (Zirkus oder Kino am Samstagabend, Picknick oder Ausflug am Sonntagmittag). Dann können sich alle auf etwas Gemeinsames freuen, haben aber auch Muße und Zeit für sich.

Donnerstag: Schlaf sammeln

Donnerstag ist ein guter Tag, um die Empfehlung der Schlafspezialisten umzusetzen und an einem Tag der Woche deutlich früher als sonst ins Bett zu gehen. Wenn Sie am Freitag erholt aufwachen, empfinden Sie das vor Ihnen liegende Wochenende nicht als bitter nötiges Auftanken, sondern als fröhliches Zeitgeschenk.

simplify-Trick: Nutzen Sie den Donnerstag als Mini- Fastentag. Lassen Sie das Abendessen und alle Süßigkeiten weg (tut der Linie gut), das Fernsehen, das Internet- Surfen, den Alkohol … Dann bereitet sich Ihre Seele aufs Wochenende vor und sammelt Vorfreude.

Wochenende: Zeit klug nutzen

Wochenende ist Partner- und Familienzeit. Aber einen echten Erholungseffekt erzielen Sie nur, wenn in den beiden Tagen auch echte Ich-Zeit enthalten ist. Nehmen Sie sich mit einem geschickten Zeitmanagement Zeit für sich selbst, für Stille und Meditation, hören Sie in sich hinein. Ein Mix aus Sozialzeit und Eigenzeit ist die beste Energiequelle.

simplify-Trick: Gehen Sie nur auf einen Shopping-Ausflug, wenn er für alle Beteiligten Spaß bringt! Einkaufsmärkte sind am Samstag überfüllt. Rechnen Sie einmal aus, wie viel Zeit Sie bei Online-Bestellungen sparen, die Sie in schönere Aktivitäten investieren können, als an der Kasse und der roten Ampel zu stehen.

Wochenende: Stecker raus

Der Samstag eignet sich angesichts der immer banaler werdenden Sendungen gut als fernsehfreier Tag, der Sonntag empfiehlt sich als PC-freie Zone.

simplify-Trick: Rufen Sie Freunde und Verwandte, die gern stundenlang mit Ihnen klönen, von sich aus an. Sagen Sie es gleich zu Beginn: „Ich wollte mal mit dir reden, muss aber in 5 Minuten los.“ Außerdem ist die Chance groß, dass der andere seinerseits gerade wenig Zeit hat und nur kurz mit Ihnen sprechen will. Damit haben Sie den Kontakt gehalten, ohne Unmengen kostbarer Wochenendzeit zu verplempern.

Mit diesen 10 Zeitmanagement-Tricks steigern Sie Ihre Produktivität

Ihre Zeit ist leider nicht vermehrbar. Aber mit den folgenden, wenig aufwendigen Maßnahmen können Sie trotzdem mehr aus Ihrem Arbeitstag herausholen:

1. Werden Sie zum Aufschieber

Zumindest, was Ihre elektronische Kommunikation angeht. Haben Sie eine E-Mail gelesen, ist es oft sinnvoll, sie gleich zu bearbeiten. Doch wenn Sie Ihre Antwortmail sofort abschicken, droht der Antwort-Tornado: Sie erhalten nach kurzer Zeit eine neue Mail vom selben Adressaten, mit neuen Fragen, Informationen, Arbeitsaufträgen. Wird Ihre Antwort nicht dringend erwartet, schicken Sie sie erst später ab. Bei Outlook können Sie den verzögerten Versand sogar terminieren („Optionen, Weitere Optionen“).

2. Sagen Sie mindestens einmal am Tag „Nein“

„Nein, ich kenne den Kollegen leider zu wenig, um die Abschiedsrede zu halten.“ – „Nein, es ist sicher besser, wenn Sie das direkt mit Frau Schnippisch klären.“ Kalkulieren Sie nicht nur, ob Sie Zeit für das Anliegen des anderen haben. Fragen Sie sich vor allem, wie viel Energie Sie dafür aufbringen müssen! Wehren Sie Energieräuber freundlich, aber bestimmt und ohne schlechtes Gewissen ab.

3. Erstellen Sie eine To-do-Liste für andere

Um den Überblick über ihre vielen Aufgaben zu behalten, erstellen viele für den vor ihnen liegenden Tag eine To-do-Liste. Aber wissen Sie auch, was Sie von anderen heute erwarten? Eine Terminbestätigung, Weitergabe von Informationen, das Ergebnis einer Arbeit, eine Lieferung, eine praktische Hilfestellung. Verschaffen Sie sich schriftlich darüber einen Überblick, und haken Sie konsequent nach, wenn der andere sich nicht rührt. Denn wenn Sie abwarten (weil Sie andere ungern unter Druck setzen), signalisieren Sie, dass man es Ihnen gegenüber mit der Pünktlichkeit nicht so genau nehmen muss.

4. Notieren Sie, was Sie heute erreichen wollen

Nicht das, was Sie heute tun wollen (Frau Hastig anrufen, Textkorrekturen von Herrn Schreiber durchsehen, O.K. vom Chef holen), sondern was am Ende des Tages herauskommen soll: „Prospektdatei druckreif an die Druckerei mailen.“ Dadurch fällt es Ihnen leichter, bei den To-dos die richtigen Prioritäten zu setzen.

5. Beherzigen Sie die 2-Minuten-Regel

Aufgaben, für die Sie unter 2 Minuten benötigen, sollten Sie sofort erledigen – rät Produktivitätsguru David Allen. Typischerweise sind das: eine kurze Mail beantworten, einen Termin vereinbaren, ein Schriftstück abheften, die Druckerpatrone wechseln … Warum 2 Minuten? Was länger dauert, reißt Sie aus der Konzentration auf Ihre eigentliche Aufgabe. Unterbrechen Sie dagegen nur für eine Mini-Zeitspanne, können Sie den Faden danach wieder aufnehmen. Auch viele (Telefon-)Gespräche lassen sich auf 2 Minuten begrenzen. Vereinbaren Sie mit Kollegen, mit denen Sie ständig zu tun haben, im beidseitigen Interesse, dass Sie bei kurz abzuhandelnden Themen auf das übliche Höflichkeitsgeplauder („Bist du heute Morgen auch so nass geworden?“) verzichten.

6. Schließen Sie die Tür

Buchstäblich: Senden Sie ein klares Signal, wenn Sie nicht gestört werden wollen, und respektieren Sie Ihrerseits, wenn andere nicht unterbrochen werden möchten. Aber auch im übertragenen Sinn: Treffen Sie Entscheidungen – selbst wenn sich dadurch Türen schließen. Wer sich alle Möglichkeiten offenhält, kommt zu nichts.

7. Rechnen Sie Ihre Zeit in Geld um

Kalkulieren Sie: Wie viel kostet das ausführliche Protokoll/das Umsortieren der Computerdateien/Ihre Fortbildungsmaß- nahme Ihren Arbeitgeber? Ist das Ergebnis Ihrer Einschätzung nach den Preis wert? Wie können Sie Ihr Zeitbudget sinnvoller einsetzen?

8. Setzen Sie einen Endpunkt

Parkinson’s Law (benannt nach dem britischen Soziologen Cyril Northcote Parkinson, 1909–1993) besagt: Eine Aufgabe nimmt umso mehr Zeit in Anspruch, je mehr Sie ihr zur Verfügung stellen. Beginnen Sie nie einen Job, ohne Ihren Zeitbedarf realistisch abgeschätzt zu haben.

9. Klagen Sie nicht über Zeitmangel

Statt auf dem Flur gemeinsam mit den Kollegen über die viele Arbeit zu lamentieren, packen Sie sie an. Lassen Sie die Ergebnisse für sich sprechen. Sie befürchten, aufgrund Ihrer guten Leistung immer mehr aufgehalst zu bekommen? Dokumentieren Sie, wie viel Arbeitszeit welche Tätigkeit kostet! Verwenden Sie das bei der nächsten „Wer macht’s?“-Runde als Argumentationsgrundlage gegenüber Chef und Kollegen.

10. Planen Sie in Ihrem Tag Energiespender ein

Überfliegen Sie Ihre To-do-Liste: Enthält sie etwas, das Ihnen Freude und Energie schenken wird? Wenn ja: Achten Sie darauf, diesen Punkt keinesfalls wegzulassen. Wenn nein: Fügen Sie eine entsprechende Aktion hinzu – eine Runde Rad fahren, neue Ware bestellen, den Partner überraschend von der Arbeit abholen oder einen kleinen Genuss (die neuen Schuhe zum ersten Mal vorführen, mit frischen Kräutern kochen).