Worauf Zufriedenheit und Gelassenheit letztlich beruhen
Stephanie Winston, Amerikas Organisationsberaterin Nr. 1, hat in den vielen Jahren ihrer Tätigkeit gelernt, dass es letztlich nur 3 Faktoren sind, von denen es abhängt, ob Sie mit Ihrer Zeit zurechtkommen oder nicht. Hier sind sie.
1. Organisieren Sie sich persönlich …
Zeitmanagement ist engstens verbunden mit Papiermanagement, auch und gerade im angeblich papierlosen PC-Zeitalter. Machen Sie sich klar: Jedes Blatt Papier erfordert eine Entscheidung. Jedes Blatt Papier, das auf einem Stapel landet, ist ein nicht getroffener Entschluss. Über jedem solchen Schriftstück hängt eine Gedankenblase von Ihnen mit der Aufschrift „Ich werde morgen darüber nachdenken”. Um so etwas zu vermeiden, hat Stephanie Winston ein System entwickelt – mit dem WEDA-System.
Machen Sie sich das zum eisernen Prinzip: Wenn Sie ein Schriftstück in der Hand haben, müssen Sie einen der 4 WEDA-Punkte damit machen. Nicht erlaubt ist Punkt 5: „auf irgendeinen Haufen legen”. Die 4 WEDA-Punkte sind:
Wegschmeißen. Klar auf Platz 1. Werfen Sie grundsätzlich alles weg, was Sie notfalls bei jemand anderem oder im Internet wiederfinden können. Denken Sie daran, dass es viele Schriftstücke gibt, die fürs Wegwerfen hergestellt wurden (wie etwa Werbung) – sie wollen nur vorher kurz gelesen werden. Was entsorgt wurde, ist damit nicht im Nirwana; einige wesentliche Informationen daraus befinden sich noch in Ihrem Gehirn!
Erledigen. Nicht immer lässt sich die Aufgabe, die mit einem Stück Papier verbunden ist, in einem Aufwasch erledigen. Aber bringen Sie die Aufgabe wenigstens einen Schritt weiter. Dann legen Sie das Papier so ab, dass Sie es wiederfinden. Sind damit weitere Jobs verbunden, die Sie nicht vergessen dürfen, tragen Sie die in Ihrem Kalender ein (siehe nächster Punkt). Viele Menschen glauben irrtümlicherweise, dass ein irgendwo auf ihrem Schreibtisch liegender Zettel sie automatisch an die damit verbundene Aufgabe erinnern wird.
Delegieren. Das geht häufiger, als viele meinen. Es ist oft nur eine Frage der Phantasie und der Gewöhnung. Richten Sie Fächer ein für die Menschen, an die Sie Aufgaben weitergeben können. Trennen Sie sich von der Vorstellung, dass Delegieren für den anderen unangenehm sei. Menschen wachsen daran, dass Sie ihnen etwas zutrauen.
Ablegen. Gibt es für das Papier einen Platz, dann soll es ohne Umwege und Warteschleifen an diesen Platz: ein Ordner, eine Hängemappe oder auch nur eine große Kiste. Je unwahrscheinlicher der Fall ist, dass Sie genau dieses Stück Papier später wieder brauchen, umso größer darf so eine Kiste sein. Widerstehen Sie der Versuchung, ein Blatt Papier nur deshalb nicht abzulegen, weil es keinen Ablageort dafür gibt. Eröffnen Sie notfalls einen solchen Ort. Das geht schneller, als das Papier irgendwo zwischenzulagern und später zu suchen.
2. Führen Sie eine Projektliste
„Projekt” ist alles, was Sie nicht in einem Arbeitsgang erledigen können. Führen Sie eine einfache Liste mit allen angefangenen Projekten, damit Sie keines aus den Augen verlieren. Ist die Zahl Ihrer Projekte recht groß, lohnt sich die Einrichtung eines Karteikastens, für jedes Projekt eine Karte. Oder Sie arbeiten mit Post-It-Notizen an einer Schranktür oder einer Pinnwand – aber verlassen Sie sich nicht auf Ihren Kopf oder Ihren Schreibtisch („Solange das Papier da liegt, werde ich es schon nicht vergessen …”).
3. Definieren Sie Ihren Beruf ständig neu
Wenn Ihnen alles über den Kopf wächst, liegt das meist daran, dass Sie mit altem Werkzeug an einer inzwischen völlig veränderten Aufgabe arbeiten. Was müsste heute eigentlich als Berufsbezeichnung auf Ihrer Visitenkarte stehen? Denken Sie 5 Jahre zurück: Wie haben Sie gearbeitet, als es noch keine Handys gab, Internet-Anschluss selten und teuer war? Als Sie nur halb so viel erledigen mussten wie heute? Sind Ihre Hilfsmittel, Ihre Mitarbeiter und Dienstleister ebenso mitgewachsen? Gehen Sie Ihr Arbeitspensum ehrlich durch: Was davon erledigen Sie mehr schlecht als recht, was davon macht Ihnen überhaupt keine Freude mehr? Was können andere besser als Sie? Leisten Sie sich den Luxus, nur Dinge zu tun, die Sie exzellent und voller Freude tun!
