Zeit- und Selbstmanagement: So kommen Sie mit unterschiedlichen Zeittypen klar
„Kannst du nicht mal ein bisschen schneller machen!“ – „Immer musst du hetzen!“ Ein typischer Konflikt unter verschiedenen Zeittypen. Der Umgang mit Zeit ist wie der Umgang mit Geld: Jeder Mensch macht’s anders. Doch während Sie Ihr Geld nur mit wenigen Menschen teilen, teilen Sie Ihre Zeit mit vielen Menschen: mit Ihrer Familie, Ihren Freunden, Ihren Kollegen und anderen beruflichen Kontakten, der Verkäuferin, die Sie bedient, etc. So lernen Sie sowohl auf der Arbeit als auch im Alltag bei Ihrem Zeit- und Selbstmanagement mit unterschiedlichen Zeittypen umzugehen:
Die ideale Zeitplanung: Zeitrahmen festlegen
Konfliktsituation: Jeder hat einen anderen Zeitrahmen im Kopf – für das Telefonat, die Besprechung, die Unternehmung, den Besuch. Während der eine schließlich ungeduldig auf ein rasches Ende drängt, ist der andere unglücklich darüber, dass die Zeit zu kurz war.
simplify-Tipp: Sagen Sie vorher offen, wie viel Zeit Sie einplanen möchten oder können. Nennen Sie eine konkrete Dauer bzw. konkrete Uhrzeiten. Denn wenn Sie nur vorschlagen, „möglichst früh aufzubrechen“, oder fragen, ob der andere „noch ein paar Minuten Zeit“ hätte, sind Missverständnisse vorprogrammiert. Auch wenn die Initiative von Ihnen ausgeht, sind Sie nicht verpflichtet, unbegrenzt Zeit zu haben. Selbst als Einladender dürfen Sie sagen: „Wir müssen am Sonntag früh aufstehen. Wäre es in Ordnung, dass wir schon um 19 Uhr essen und den Abend gegen 22 Uhr beenden?“
Konfliktsituation: Ihre Kollegin absolviert das gemeinsame Kantinenessen am liebsten in ungemütlichen 15 Minuten, weil sie ihre Kinder pünktlich von der Kita abholen muss. Für Sie aber wäre das Mittagessen eine gute Gelegenheit für ein nettes Gespräch. – Sie möchten als Hauptamtlicher die Gemeinderatssitzung möglichst effizient „durchziehen“, die anderen sehen das als Freizeit und sind eher in Plauderlaune. – Als Freiberufler sind Sie froh, wenn auch am Wochenende noch die eine oder andere Arbeitsstunde herausschaut für Sie, Ihre Partnerin dagegen hat einen festen Job und schaltet am Freitagabend um auf „gemütlich“. – Während Ihr Kollege sich unwohl fühlt, sobald ein Projekt hinter dem Zeitplan läuft und die Deadline kurz bevorsteht, blühen Sie erst richtig auf, wenn Sie unter Zeitdruck etwas fertigstellen müssen.
simplify-Tipp: Verabschieden Sie sich von der Idee, dass Sie „Recht haben“ oder es „besser machen“. Indem Sie anerkennen, dass Sie einfach nur verschiedene Bedürfnisse haben und Ihre Zeit unterschiedlich managen, machen Sie den Weg frei für einen Kompromiss unter verschiedenen Zeittypen.
Beim Zeitmanagement ein anderes Tempo berücksichtigen
Konfliktsituation: Als viel beschäftigter Mensch, der es gewohnt ist, Gas zu geben, tun Sie sich schwer mit den gegensätzlichen Zeittypen in Ihrer Umgebung – mit den alten Menschen in Ihrer Verwandtschaft, bei denen alles nur noch langsam geht. Mit Kindern, die keinen Sinn fürs Sich-beeilen-Müssen haben. Mit Zeitfressern, die sich nicht entscheiden können oder beim Reden nie auf den Punkt kommen.
simplify-Tipp: Passen Sie Ihre Zeitplanung und Selbstorganisation realistisch an das Tempo des langsameren Menschen an. Beispiel: Ihre alte Mutter möchte, dass Sie sie am Samstag zum Schuhkauf begleiten. Gehen Sie nicht davon aus, dass Sie nach einer guten Stunde aus der Stadt zurück sein werden, sondern rechnen Sie mit 2 Stunden. Ist so viel Zeit dieses Wochenende nicht drin, suchen Sie lieber nach einem günstigeren Termin, als zu versuchen, den Schuhkauf zu beschleunigen („Nimm die, die sind doch wirklich hübsch!“). Sehen Sie solche Zeit nicht als vergeudet an („Das ginge doch viel schneller!“), sondern als Zeit, die Sie dem anderen Menschen schenken. Sie werden sehen: Das macht Sie gelassener und erleichtert Ihr Zeit- und Selbstmanagement!
Zur Konfliktvermeidung Zeitdruck kommunizieren
Konfliktsituation: Mitten in der Besprechung fällt Ihnen ein, dass Sie noch etwas Dringendes zu erledigen haben. – Während eines gemütlichen Essens oder Spaziergangs zeigt Ihnen ein Blick auf die Uhr, dass es viel später ist, als Sie gedacht hatten. Unwillkürlich schalten Sie einen Gang schneller – die anderen aber nicht.
simplify-Tipp: Sagen Sie, dass Sie gerade Zeitdruck verspüren und warum. Machen Sie Ihre Prioritäten klar. Dadurch vermeiden Sie es, bei den anderen auf Unverständnis zu stoßen („Warum rennt Andreas auf einmal so?“ – „Kann Herr Meier mich denn nicht mal ausreden lassen?“) und haben eine bessere Chance, dass sie mitziehen.
So wehren Sie sich gegen Zeitdiebe
Gelegenheit macht Diebe – das gilt auch in puncto Zeit. Unterscheiden Sie zwischen Zeit, die Sie anderen schenken (= freiwillig), und Zeit, die andere Ihnen stehlen (= gegen Ihren Willen). Wenn jemand zu Verabredungen stets unpünktlich kommt, seine Arbeit auf Sie abschiebt oder Sie am Telefon vollquasselt, obwohl es schon längst Schlafenszeit für Sie ist, handelt es sich eindeutig um Zeitdiebstahl!
Machen Sie es Zeitdieben schwer. Trauen Sie sich, Telefongespräche freundlich zu beenden, wenn Sie merken, dass Sie nur noch mit halbem Ohr zuhören, aber dafür immer öfter auf die Uhr sehen. Beginnen Sie mit der Sitzung pünktlich, auch wenn noch nicht alle da sind. Lassen Sie sich keine Arbeit aufschwatzen, für die Sie nicht zuständig sind. Wechseln Sie den Arzt, in dessen Praxis Sie grundsätzlich lange warten müssen.
