Zeit- und Stressmanagement: So wird aus Ihrem Terminkalender “Feind zu Freund”
Alles strukturiert, alles im Griff, alles auf die Minute genau geplant – das waren die Merkmale der klassischen Zeitplanung, erkennbar am vollgeschriebenen Organizer. Im Internet-Zeitalter sind andere Fähigkeiten gefragt. Jetzt kommt Ihre unstrukturierte Seite zum Zug: kreativ, sprunghaft, mehreres gleichzeitig erledigend, unter Druck zur Höchstform auflaufend. Das neue Zeitmanagement verlangt enorme Flexibilität, einen elastischen Wechsel von Höchsttempo und Langsamkeit. So wie auch Ihr Herz schlägt: mal schneller, mal langsamer. Um diese Herausforderung zu meistern, benötigen Sie weiterhin die klassischen Werkzeuge Terminkalender oder Zeitplanbuch, gehen aber anders damit um. Wir zeigen Ihnen, wie.
Vom Zeitplanbuch zum Sinngeber
Betrachten Sie die freien Stellen Ihres Terminkalenders als Lebensgrund, in dem Sie die wirklich wichtigen Dinge fest verankern. Unterscheiden Sie nicht zwischen privat und beruflich. Alles Wichtige braucht einen festen zeitlichen Ort, sonst geht es verloren. Gehen Sie dabei alle 4 Säulen Ihres Lebens durch:
- Ihren Körper,
- Ihre Arbeit,
- Ihre sozialen Beziehungen und
- den Sinn Ihres Lebens.
Teilen Sie die Aufgaben und Ziele jeder Lebenssäule in wiederum 4 Kategorien ein:
Zeitplanung: Ihr Zeitplanbuch-Check
So verwandeln Sie Ihren Kalender in ein Lebenshilfe-Buch
In der Zeit „zwischen den Jahren“ stellen die meisten Menschen ihren Kalender um – und überlegen sich zuweilen, ob sie ihr System wechseln sollten. Das falsche Zeitplaninstrument kann Ihre Motivation gewaltig bremsen, das richtige Ihren Start ins neue Jahr enorm beflügeln. Hier ein paar bewährte Praxis- Tipps.
Grundtest: Welcher lohnt sich?
Wenn Sie ein Zeitplanbuch mit Auswechselblättern haben, dort aber weniger als 2 Termine oder 2 Notizen pro Woche eintragen, sollten Sie auf ein einfacheres System umsteigen: Jahres-Leporello oder Notizbuch-Kalender (kein Ringbuch, sondern 1 Buch für 1 ganzes Jahr).
Umgekehrt gilt die Faustregel: Wenn Sie einen einfachen Jahreskalender nutzen und mehr als 1-mal im Monat einen zusätzlichen Zettel benötigen (To-do- Liste, Projektpläne, Kontaktadressen usw.), sollten Sie auf ein Zeitplanbuch umstellen.
simplify-Tipp: Kaufen Sie sich einen im Januar, dann gibt es viele schon mit dickem Rabatt.
Stresstest: Tag mit Aktivitäten überfüllt?
Wenn Sie über einen längeren Zeitraum abends das Gefühl haben „Wieder nichts geschafft!“, ist ein Zeitplanbuch mit Tagesplan für Sie die einzige Rettung. Tragen Sie am Ende des alten Tages alle Aktivitäten für den neuen Tag ein, auf 15 Minuten genau. Also nicht nur „10.00–11.30 Sitzung“, sondern auch „9.00–9.30 Telefonate“, „11.45– 12.30 Bericht für Dr. Schwarz schreiben“ usw. So sehen Sie schnell: Ist das, was Sie an einem Tag leisten wollen und sollen, überhaupt menschenmöglich?
simplify-Tipp: Ein derartig genau geführtes Zeitplanbuch ist eine gute Grundlage für ein Gespräch mit Ihrem Chef, Ihren Auftraggebern, Ihrem Ehepartner oder mit sich selbst. Es hilft, von der Selbstüberforderung auf den gesunden Boden zurückzukommen.
Adresstest: Alle Helfer erfasst?
Überforderung hängt häufig auch damit zusammen, dass Sie sich nicht helfen lassen. Checken Sie deshalb alle Ihre Sammlungen von Adressen. Prüfen Sie, ob Sie alle Telefonnummern und sonstigen Angaben der Menschen zur Verfügung, die Sie in Krisensituationen um Rat und Hilfe bitten können. Solch ein Adressenverzeichnis sollten Sie ständig mit sich führen. Sehen Sie diese Sammlung als besonderen Schatz an.
simplify-Tipp: Gehen Sie alle Namen in Ihrer Adresssammlung durch. Malen Sie ein Engels- oder Schmetterlingssymbol vor die Namen all derer, die Ihnen helfen könnten. (Das sind meist auch Menschen, denen Sie schon einmal Gutes getan haben.) Je größer das Symbol, umso größer die mögliche Unterstützung. In Krisenzeiten werden diese Symbole Sie daran erinnern, dass Sie nicht allein sind, sondern ein Netzwerk guter Hände um sich haben.
Traumtest: Visionsraum vorhanden?
Egal, ob Sie ein winziges Leporello-Kalendarium oder ein dickes Zeitplanbuch mit sich führen: Sie sollten dort stets ein paar freie Blätter bereit halten für Ideen, Einfälle und spontane Gedanken. Viele Menschen, die von sich sagen „Ich habe keine Ideen“ sind es nur nicht gewöhnt, ihre Gedanken schriftlich festzuhalten.
simplify-Tipp: Wenn Sie an einem größeren Projekt arbeiten, einem Vortrag, einem Artikel o. ä., dann legen Sie ein leeres Blatt mit einer entsprechenden Überschrift an eine gut sichtbare Stelle in Ihrem Zeitplaner. Dadurch werden Sie immer wieder daran erinnert, Gedanken zu sammeln. Nach einer kurzen Eingewöhnungsphase werden Sie staunen: Es erscheint, als ob alle Zeitungen, TV-Sendungen und Gespräche Ideenlieferanten für Ihr Projekt sind!
Und nun folgt die entscheidende Veränderung gegenüber dem herkömmlichen Zeitmanagement, die Sie überraschen wird: Im Zeitplanbuch verankern müssen Sie nur noch die Kategorie B. Denn solche wichtigen, aber nicht dringenden Aufgaben stehen am meisten in der Gefahr, verschoben zu werden, weil dringende Aufgaben sich vordrängeln.
Ihr neuer Terminkalender sollte, verglichen mit dem vollen Zeitplanbuch der Vergangenheit, fast leer sein. Der entscheidende Schritt in Ihr neues Zeitmanagement: Klopfen Sie Ihre B-Aktivitäten unverrückbar fest. Dazu können zum Beispiel gehören:
- im Fitness-Studio trainieren (Körper stärken)
- an einem Internet-Seminar teilnehmen (Lernen für Ihre persönliche Zukunft)
- ein Ausflug mit den Kindern, ein Theaterbesuch mit Ihrer Frau (soziale Beziehungen pflegen)
- einen Abendgottesdienst besuchen (Sinn finden)
Dringendes organisiert sich selbst
Entscheidend ist, dass Sie rund um die unumstößlichen B-Prioritäten genügend Zeit-Raum für die übrigen Tätigkeiten lassen. Ihr Leben wird nicht leer, nur weil nun so viele weiße Flächen im Kalender leuchten. Aber wenn Sie nicht allem und jedem einen fixen Termin zuweisen, organisiert sich das Leben natürlicher. Und das funktioniert so:
Wichtige und zugleich dringende A-Aufgaben müssen ohnehin erledigt werden. Deshalb ist es weitgehend überflüssig, sie in den Kalender zu schreiben. Genügend Menschen werden Sie daran erinnern.
Den nur dringenden, aber für Ihr Leben unwichtigen C-Aufgaben sollten Sie nicht den wertvollen Lebens-Raum Ihres Kalenders zur Verfügung stellen.
Und den weder wichtigen noch dringenden Jobs der Kategorie D schon gar nicht: Gleichgültig, ob Sie sie aufgeschrieben haben oder nicht – die unangenehmen Dinge erledigen Sie doch nicht, und für die angenehmen benötigen Sie keine Erinnerung.
Nutzen Sie Zeitspar-Kommunikation
Bedenken Sie gerade im gegenwärtigen Zeitalter der totalen Telefonitis: Das Telefon ist organisatorisch eines der kompliziertesten und starrsten Kommunikationsmittel, denn es erfordert die gleichzeitige Anwesenheit zweier Menschen. Nutzen Sie lieber flexible Techniken: Anrufbeantworter, Voice Mail, Sprach-Mailbox und SMS (beim Handy), E-Mail.
Wichtig und dringend
Das sind die Schlüsselbegriffe für die Beurteilung aller Aufgaben in Ihrem Leben.
Wichtig ist alles, was gut ist für Ihre längerfristige berufliche und persönliche Entwicklung.
Dringend ist alles, worauf irgend jemand wartet. Durch diese Definition wird deutlich, wie Sie Aufgaben möglicherweise ent-dringlichen können: Kommunizieren Sie mit dem Wartenden!
